Шаг 1: уменьшите поток входящих писем
Первым делом при создании более понятной системы электронной почты нужно уменьшить поток входящих писем. Это означает, что лучше отписаться от всех информационных, рекламных рассылок и других не столь важных писем. Можно это сделать вручную либо использовать специальные сервисы типа SpamDrain и Unroll.me. Они позволяют выбрать все приходящие вам рекламные и информационные сообщения и отписаться от них одним кликом мыши. Те же рекламные письма, которые вам интересны, объединяются в одну подборку и приходят раз в сутки.
Чтобы избавить себя от ненужных писем в будущем, заведите отдельный электронный адрес для подписок и покупок в интернете.
Шаг 2: установите правила
Еще один способ сократить количество входящих — это решить все на более высоком уровне и установить правила в вашей организации. Можно избавиться от немалого количества, казалось бы, важных сообщений если просто объяснить сотрудникам, когда стоит ставить коллег в копию, а когда это необязательно.
Шаг 3: используйте качественные инструменты для совместной работы
По мере все большего распространения средств для совместной работы, таких как Slack и даже Google Documents, информация появляется там, где ее легко можно найти, не прибегая при этом к электронной почте. Подобные инструменты позволяют хранить информацию, актуальные версии документов и проектов.
Фото: kaboompics.com
Шаг 4: сканируйте и сортируйте
Просматривайте и сортируйте корреспонденцию. Это позволяет выбрать самые важные сообщения и отложить на время те, с которыми можно разобраться позже. Пользуйтесь кнопкой «Удалить». Спросите себя: «Что может случиться, если я удалю это сообщение?» Если ответ — «ничего плохого», то смело отправляйте его в корзину.
Шаг 5: используйте календари и списки задач
Часто ли вы оставляете письма в качестве напоминаний о том, что вам нужно сделать или где побывать? Очень многие не пользуются всеми благами календарей и списков задач, а ведь они помогают избавиться от лишних писем в ящике. Если это напоминание о том, что вам нужно где-то быть, сохраните его в календарь. Просто перетаскивайте письма в календарь в Outlook или нажмите на «Подробнее» в Gmail и выберите опцию «Создать событие».
Точно так же используйте браузерные приложения для создания списков задач. Сохраните важную информацию из письма и удалите его.
Шаг 6: создайте правильную систему каталогов
Да, вам нужно будет распределять письма по папкам. Иногда письмо не получается обработать сразу, или его нужно сохранить для дальнейшего изучения. Распределите письма по типам и по причинам, по которым их нужно сохранить. Затем создайте подходящую для этого систему папок. Она может быть очень простой, с разделением писем по группам или типам действий. Или же вы можете придумать более подробную систему с названиями проектов или сферами работы.
Приходится сохранять некоторые письма для отчетности? Вы можете использовать функцию архивации в почтовом сервисе. Тогда эти письма исчезнут из папки с входящими, но все равно будут доступны вам в любое время.
Источник: https://rb.ru/howto/email-overload/
